Metodologija

Kar 70 % projektov poslovnih transformacij se kmalu po končani vzpostavitvi klavrno zaključi, ker podjetja premalo pozornosti posvečajo internemu uvajanju nove rešitve.

Naš pristop poslovne preobrazbe zato temelji na celovitem programu izobraževanja ter vodenja udeležencev v podjetju, naš končni cilj pa je, da nosilci procesov prepoznajo resnične koristi sprememb.

Pri tem sledimo metodologiji treh faz, ki smo jih na poti uvajanja preobrazbe poslovanja prepoznali kot ključne:

Faza 1: Preobrazba (10 tednov)

Najprej pri naročniku sestavimo delovno skupino, z njo pa se v procesu transformacije pomikamo skozi sledeče korake:

1. korak:

Kako trenutno delate?

Aktivnosti:

1. Spoznati ključna pričakovanja
2. Spoznati trenutno izvajanje procesa
3. Oceniti vrednost oportunitetne izgube

Kaj dobim?

  • Poročila

  • Potek procesa

  • Vloge

  • Podatkovni nabor

  • Komunikacijski kanal

2. korak:

Kako delajo najboljši?

Aktivnosti:

4. Ključna poročila o spremljanju procesa
5. Spoznati potek NBX procesa
6. Vloge zaposlenih v NBX procesu
7. Mehanizmi za merjenje in normativi
8. Možni komunikacijski kanali

Kaj dobim?

  • Poročila

  • Potek procesa

  • Vloge

  • Podatkovni nabor

  • Komunikacijski kanal

3. korak:

Kaj bom delal drugače?

Aktivnosti:

9. Proces prej/potem po vlogah (UI)
10. Pregled poročil - kje, kako me merijo
11. Predstavitev programa usposabljanja
12. Delovni zvezek in domače naloge
13. Prednosti v spremembi - po vlogah

Kaj dobim?

  • NAVODILA ZA DELO - PO VLOGAH

  • PROGRAM USPOSABLJANJA - PO VLOGAH

  • DELOVNI ZVEZEK Z NALOGAMI

  • VZORCE POROČIL - PO VLOGAH

  • POGOSTA VPRAŠANJA IN ODGOVORE

  • DOSTOP DO TESTNEGA OKOLJA

4. korak:

Vzpostavitev novega okolja

Aktivnosti:

14. Namestitev v okolju naročnika
15. Interno testiranje - ključni uporabnik
15. Predstavitev lastniku procesa
16. Delavnica z uporabniki - po vlogah

Kaj dobim?

  • PROJEKT IZVEDENIH DEL

  • ZAPISNIK O TESTIRANJU

  • NAVODILA ZA DELO

  • NAVODILA ZA VZDRŽEVANJE

  • POGOSTA VPRAŠANJA IN ODGOVORE

  • DELOVNI ZVEZEK Z NALOGAMI

5. korak:

Začnimo po novem!

Aktivnosti:

17. Uvajanje na delovnem mestu
18. Nadzor nad izvajanjem procesa
19. Spremljanje uporabnikov pri delu
20. Before/after analiza - ROI analiza

Kaj dobim?

  • POTRDILO O SKLADNOSTI

  • NAČRT VZDRŽEVANJA

  • DNEVNIK VZDRŽEVALNIH POSEGOV

  • POGOSTA VPRAŠANJA IN ODGOVORE

  • ROI ANALIZO

Faza 2: Pospeševanje uporabe

V drugi fazi sledi preizkušanje modela v praksi, opredeljevanje morebitnih pomanjkljivosti in sprejemanje dodatnih ukrepov za dosego končnega cilja, in sicer po metodi:

A) Če prepoznamo, da za dosego cilja niso potrebne dodatne prilagoditve:

1. korak:

Kje je priložnost za izboljšavo?

Aktivnosti:

1. Spoznati razloge za težave oz. priložnost za izboljšavo
2. Izbrati pristop reševanja:
- samo usposabljanje
- posegi na licu mesta in uposabljanje
- razvoj rešitev po meri

Kaj dobim?

  • Mesečno poročilo

2. korak:

Posegi na licu mesta

  • Opis posega na sistemu

3. korak:

Dodatno usposabljanje

  • Opis osvojenih znanj

B) Če prepoznamo, da so za dosego končnega cilja potrebne dodatne prilagoditve oziroma dodatne funkcionalnosti:

1. korak:

Je sprememba smiselna (ROI)?

Aktivnosti:

3. Priprava opisa predlaganih sprememb in finančno ovrednotenje predvidenega posega
4. Izračun ekonomske upravičenosti vložka glede na pričakovane učinke
5. Potrditev naročila za izvedbo del

Kaj dobim?

  • Opis zahtev, ponudbo

  • Izračun ROI

2. korak:

REALIZACIJA - PROCES & REŠITEV

Aktivnosti:

6. Razvoj UI/potrditev UI
7. Specifikacija podatkovnega toka in procesne logike/potrditev
8. Tehnični razvoj rešitve, priprava navodil za delo in tehnične dokumentacije
9. Testiranje rešitve v testnem okolju

Kaj dobim?

  • Specifikacijo

  • Zapisnik o testiranju

3. korak:

Osvežitev okolja

Aktivnosti:

10. Namestitev v okolju naročnika
11. Interno testiranje - ključni uporabnik
12. Predstavitev lastniku procesa
13. Delavnica z uporabniki - po vlogah

Kaj dobim?

  • Projekt izvedenih del

  • Zapisnik o testiranju

  • Navodila za delo

4. korak:

Začnimo po novem!

Aktivnosti:

14. Uvajanje na delovnem mestu
15. Nadzor nad izvajanjem procesa
16. Spremljanje uporabnikov pri delu
17. Before/after analiza - ROI analiza

Kaj dobim?

  • Potrdilo o skladnosti

  • ROI analizo

Faza 3: Produkcija

V tretji in hkrati zaključni fazi sledi prehod na nov način delovanja ter tehnična in vsebinska pomoč pri uporabi novih funkcionalnosti.

1. korak:

Sistemsko upravljanje

Aktivnosti:

1. Kdo so nedejavni uporabniki?
2. Kje se zatika proces?
3. Kaj so ključne, najpogostejše težave uporabnikov?
4. Kakšne so metrike procesa v primerjavi z dobro prakso?

Kaj dobim?

  • Mesečno poročilo

2. korak:

Podpora uporabnikom

Aktivnost:

5. Zagotavljanje podpore uporabnikom z odzivnim časom znotraj istega delovnega dne v okviru delovnika.

Kaj dobim?

  • Mesečno poročilo

  • Dopolnitev FAQ

  • Obračun opravljenih storitev

3. korak:

Tehnično vzdrževanje

Aktivnosti:

6. Odprava morebitnih napak v sistemu
7. Posodabljanje rešitve z novejšimi različicami in obveščanje (usposabljanje) uporabnikov o novostih

Kaj dobim?

  • Mesečno poročilo

  • Projekt izvedenih del (nove verzije)